EXTERNÉ VEDENIE ÚČTOVNÍCTVA – VÝHODY A NEVÝHODY

Dnes sa budeme venovať výhodám a nevýhodám externého vedenia účtovníctva. Rozoberieme si ako a prečo ušetríte a množstvo iných výhod spočívajúcich v tejto službe. V súčasnosti je trh síce presýtený spoločnosťami a súkromníkmi poskytujúcich externé vedenie účtovníctva, ktorý postupujú v rámci obchodných vzťahov nekorektne a netaktne avšak stále sa medzi nami nájdu kvalitné a korektné firmy, ktoré Vám zabezpečia bezproblémový chod Vašej spoločnosti z účtovného hľadiska. Nevýhody externého vedenia účtovníctva a na čo si dávať pozor. Pri externom vedení účtovníctva prichádza často k zanedbaniu povinnosti zo strany účtovníkov, ktorý majú na starosť kvantá dokladov. Takto majitelia spoločností, ktoré ponúkajú služby vedenia účtovníctva znižujú náklady a zvyšujú hospodársky výsledok. Aký má toto však dopad na Vašu spoločnosť? Fatálny. Je pochopiteľné, že keď zveríte svoje účtovníctvo spoločnosti, prípadne inému súkromníkovi vyžaduje si to určitú dávku odvahy a dôvery. V mnohých prípadoch vyplývajúcich z našich skúseností je výsledok vysokej nespokojnosti klientov. Prečo? Vysoká vyťaženosť Spoločnosti, ktoré ponúkajú externé vedenie účtovníctva majú zväčša nastavený systém na vyťaženie svojich zamestnancov niekedy až nad rámec svojich síl. 1 účtovník teda v takejto firme musí zvládnuť 6-8 firiem, ktoré v priebehu 25 dní musí spracovať. Je podľa Vás toto reálne? Nie. Pri tomto množstve dokladov je vysoká pravdepodobnosť, že Vaše doklady budú či už zaúčtované zle a v tom horšom prípade či vôbec. V tomto prípade však často nejde o účtovníka, ktorý svoju prácu robiť nevie, avšak je tlačený zo strany spoločnosti k výkonom tak ako väčšina pracujúcich ľudí na Slovensku. Účtovná spoločnosť nekomunikuje Vzhľadom na vysokú vyťaženosť spomínanú vyššie a množstvom práce personálu spoločnosti, ktorá Vám vedie či má viesť vaše účtovníctvo nestíha odpovedať na Vaše otázky či spracovávať Vaše požiadavky. V tomto bode nastáva, že Vaše podnikanie začne mať meškanie – prestoj. K takémuto meškaniu môže prísť pri prihlasovaní zamestnancov/brigádnikov, pri vypracovaní mzdových listov, zápočtových listov, výplatných pások, výkazu DPH, daňovému priznaniu na daň z motorových vozidiel a množstvo iného. Práve vtedy prídete o veľa času. Ak si akúkoľvek povinnosť voči štátu nesplníte či voči Vašim zamestnancom, začnú Vás časovo tlačiť a v mnohých prípadoch i vyhrocovať situáciu. Ste tak závislí na spoločnosti, ktorá sa správa nezodpovedne. Nezaúčtované doklady či množstvo nezrovnalostí Pri výkonoch kontroly štátnymi orgánmi sa mnoho krát nájdu chyby v účtovníctve či v systéme spoločnosti, za ktoré si odnesiete sankcie. Tieto sankcie ste podľa zákona o účtovníctve povinný znášať Vy ako podnikateľ. V prípade, že túto skutočnosť nemáte zmluvne ošetrenú so spoločnosťou, ktorá Vám vedie účtovníctvo, Vaše financie za správne delikty udelené štátnymi orgánmi nie len, že znášate vy, ale sú nenávratne preč pretože v prípade, že tento prípad máte ošetrený v zmluvných podmienkach môžete sa domáhať sankcií, ktoré vznikli na základe nedbanlivosti a nesprávnosti spracovania účtovníctva účtovnou spoločnosťou a vymáhať tak finančnú čiastku, ktorá Vám vznikla ako náklad za chyby účtovnej spoločnosti. vedenie účtovníctva Tieto tri hlavné body sú veľmi dôležité pretože ešte pred tým ako si dáte viesť účtovníctvo prakticky komukoľvek môžete týmto prípadom predísť. Skontrolujte si teda spoločnosť a požiadajte o výpis obchodných partnerov a spýtajte sa na ich personál či prípadne priamo personálu spoločnosti, koľko spoločností ma jeden zamestnanec na starosti. Vyhnete sa tak týmto nepríjemným situáciám a Vaše podnikanie bude jednoduchšie. Prevzali sme už veľa spoločností, ktorých účtovníctvo zlyhávalo, neraz sme za klienta vymáhali jeho pohľadávky za podobné situácie a riešili situáciu, ktorá takto podnikateľovi vznikla. Odporúčame Vám si skontrolovať hlavnú knihu každý mesiac. Takto predídete alebo minimálne zistíte skutočnosti, či sa Vaša spoločnosť vyvíja správnym smerom prípadne či Vaše účtovníctvo nezlyháva v niektorých smeroch a či tento fakt nebude mať fatálne dopady na Vaše podnikanie. Môžete si k takejto kontrole prizvať i osobný audit nezávislý od spoločnosti, ktorá Vám účtovníctvo vedie. Takýto audit ponúka i naša spoločnosť -> Chcem kontakt na audit. Výhody externého vedenia účtovníctva a ako to vyzerá v praxi. Tak ako každá služba, produkt či všetko na svete má svoje klady a zápory aj vedenie účtovníctva v správnych rukách má podstatné výhody. Ukážeme si ako efektívne ušetriť na nákladoch Vašej spoločnosti pri správnom výbere účtovnej spoločnosti. Ako šetriť miesto vo svojej firme a viesť spoločnosť ktorá prosperuje a nezlyháva z účtovného hľadiska. Nižšie náklady Toto považujem za jednu z najväčších výhôd. Vedenie účtovníctva v dnešnej dobe nieje jednoduché, k tomu naväzuje i požiadavka Vášho zamestnanca na adekvátny plat. Stretli sme sa s veľkým množstvom účtovníkov, daňových poradcov, audítorov, mzdárov a finančných poradcov z čoho vieme usúdiť že práve Účtovník ktorý má odbornú prax a skúsenosti má vyššie mzdové nároky. Účtovník ktorý si kladie nižšie mzdové nároky zväčša nemá také skúsenosti a prax ako by ste očakávali. Z tohto hľadiska je pre účtovnú spoločnosť jednoduchšie zamestnať účtovníka s vyššími mzdovými nárokmi pre 3-4 spoločnosti resp. klientov ktorým účtovníctvo spracuje ako pre Vás. Náklady na interného účtovníka vo Vašej spoločnosti sa pohybujú +/- 750,00 € / mes. zákl. mzdy. Tento plat udávaný v čistom, je len časť Vašich nákladov na tohto zamestnanca. Skutočnosť je nasledovná: čistý plat: 761,67 €, ďalej odvody zamestnanca zdravotné, nemocenské, dôchodkové, úrazové a garančné poistenie + rezervný fond, daň z príjmu FO a poistenie v nezamestnanosti predstavuje sumu 238,32 €. Odvody zamestnávateľa: zdravotné, nemocenské, dôchodkové, úrazové a garančné poistenie + rezervný fond a poistenie v nezamestnanosti predstavuje v tomto prípade sumu: 352,00 €. Spolu teda zatiaľ za zamestnanca uhradíte 1 351,99 € inak povedané – superbrutto čo je pre Vás ako podnikateľa najdôležitejšie. Tu sme však ešte neskončili. Ďalej Vášmu zamestnancovi musíte podľa § 152 Zákonníka práce poskytovať alebo zabezpečiť stravné. Stravné sa delí medzi zamestnanca a zamestnávateľa nasledovne: 55% – hradí zamestnávateľ (zákonník práce hovorí o tomto percentuálnom pomere ako najnižšom) a 45% – hradí zamestnanec. Zoberme si teda príklad kedy budete nakupovať stravné lístky zamestnancovi v hodnote 4,00 €. Je faktom, že tento náklad je uznateľným a znižuje základ dane spoločnosti o výmere 55% z hodnoty stravného lístku a následne znižuje základ dane zamestnancovi, avšak odvod to ovplyvní minimálne ak sa zameriame priamo na jedného človeka (o tom viac v ďalšom článku). Poďme teda rátať: zo 4,00 € stravného lístku zaplatíte vy ako zamestnávateľ 2,20 €, zamestnanec 1,80 € a ak zoberieme priemer pracovných dní (t.j. 22) prídeme k sume 48,40 € mesačne ktoré hradíte vy ako zamestnávateľ a sume: 39,60 € ktoré hradí zamestnanec. Celkový náklad teda na zamestnanca so stravným predstavuje +/- 1 400,39 €. Okrem toho však kancelársky papier, perá, počítač, istá spotreba toneru a tak ďalej čoho by som vedel rozpísať veľmi veľa. Rátajme teda so sumou s týmto všetkým 1 500,00 € / mes. za zamestnanca. Pri minimálnej mzde na zamestnanca niečo okolo 900,00 € / mes.. Pri externom vedení účtovníctva pre spoločnosť od 4000 – 6000 dokladov ročne t.j. stredne veľká firma, sa vedenie účtovníctva pohybuje od 400 – 600 € mesačne vrátane DPH. Ak ste platcom DPH z tejto sumy si teda môžte hneď odrátať 20% čo predstavuje 320 – 480 € mesačne zaklad. Ak nieste platcom DPH, tento náklad je v plnej výške daňovo uznateľný a znižuje Vám základ dane. Mesačne tak dokážete pri zamestnancovi s minimálnou mzdou ušetriť 400 €, čo pri ročnom prepočte znamená až 4 800,00 € a pri zamestnancovi s čistou mzdou 750,00 € až 900,00 € mesačne čo znamená 10 800 € ročne. Viem že z jednej strany to znie ako lákadlo s vysokými číslami ale z účtovného hľadiska je to naozaj tak a Váš finančný status určite bude poznať rozdiel. Žiadny chaos Každý z podnikateľov určite pozná chaos vo firme. Veľa krát niečo neviete nájsť, niečo zle založí vaša účtovníčka, či sa stratí dokument ktorý práve potrebujete. Pri externom vedení účtovníctva sú väčšinou spoločnosti s týmto zameraním zvyknuté na veľa papierov, šanónov a archivácie, preto je menej pravdepodobné že sa niečo stratí. Väčšinou už majú vymyslený a zaužívaný taký systém aby bol takmer dokonalý – nakoľko je to ich hlavným zámerom. Odstupné zamestnancovi či zmluvné pokuty? Toto je výhodou a nevýhodou v jednom avšak v ako ktorej spoločnosti. V prvom rade je výhodou oproti zamestnancovi (teda interným účtovníkom) odstupné. Výška odstupného na ktoré má zamestnanec nárok je 3 mesačná mzda čo predstavuje sumu pri minimálnej mzde (od 01.01.2018: 480,00 €) 1 440,00 €. Čiže ak nebudete neustále zamestnanca písomne napomínať (čím mu nárok na odstupné zanikne) a rozhodnete sa ho prepustiť vznikne Vám tento ďalší náklad. Nevýhodou vo výhode je však ten fakt, že niektoré spoločnosti majú zmluvné sankcie za odstúpenie od zmluvy pred jej ukončením a viazanosti. Naša spoločnosť poskytuje vedenie účtovníctva bez sankcií a viazaností takže v tomto prípade Vám zmluvné pokuty odpadajú. Ak chcete vedieť viac kliknite sem. Dostupnejší ako zamestnanec Zamestnanec Vašej spoločnosti má stanovený pracovný čas a len veľmi málo kto tento čas dobrovoľne predĺži a ak aj tento čas si v každom prípade nechá zaplatiť. Toto je ďalšou výhodou externého vedenia účtovníctva nakoľko správna spoločnosť ktorú si vyberiete je Vám k dispozícií takmer stále. Vedenie spoločnosti Vám v každom prípade zdvihne telefón a na Vaše otázky Vám vie odpovedať či sa s Vami stretnutí i vo večerných hodinách. Ak ste zamestnávateľ určite ste sa s takým prípadom stretli. Podpora Vášho podnikania Spoločnosť ktorá vedie účtovníctvo viacerým spoločnostiam ma styky aj z inými podnikateľmi. Dobrá spoločnosť tieto spoločnosti vedie k obchodnej spolupráci, vie Vám poradiť na základe poznatkov z predošlých skúsenosti podnikateľov. Vaše obchodné spolupráce narastú v prípade že účtovná spoločnosť využije všetky svoje sily a vytvorí tak spoločenskú komunitu. Toto však vyžaduje čas a množstvo pozorovania príležitostí na výhodnú spoluprácu čo nie každá účtovná spoločnosť zvládne. Ste zastupovaný pred štátnymi inštitúciami Externý účtovník Vás zastúpi aj pred štátnymi inštitúciami, obháji a vysvetlí správnosť vedenia účtovníctva pred finančnou správou a často Vás zachráni pred správnymi deliktmi ktoré sú neoprávnené. List z daňového úradu obsahujúci deň výkonu kontroly už nebude pre Vás hrozným a únavným dňom plný strachu zo sankcií.